Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 обладает технологическими преимуществами по сравнению с предыдущими редакциями. Она позволяет автоматизировать операции по кадровому учету, расчету заработной платы и подготовке «зарплатной» отчетности в соответствии с действующим законодательством. Как подготовиться к переносу данных из старых версий? Какие варианты переноса информации существуют, и какой из них выбрать? На что обратить внимание при начале работы с редакцией 3, и какие настройки нужно выполнить? Рассказывают эксперты 1С.
Почему необходимо перейти на редакцию 3
Прошло уже более 10 лет с момента выхода программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 2.5. За это время в законодательстве произошли изменения, которые невозможно было предугадать при проектировании этой версии: например, зависимость срока перечисления НДФЛ от даты фактической выплаты дохода. Усложнения требований к отчетам привели к тому, что архитектура программы редакции 2.5 оказалась уже недостаточно эффективной.
На смену ей разработана программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3. В ноябре 2016 года было принято решение о завершение поддержки старых редакций программ для расчета заработной платы в 2018 году. Пользователи были уведомлены об этом в информационном выпуске (письме) фирмы «1С» № 22222 от 18.11.2016.
Напоминание о завершении поддержки с апреля 2018 года приведено в информационном письме № 23891 от 15.12.2017. Пользователям версии 2.5 программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» рекомендуется перейти на версию 3.
Новая архитектура редакции 3 автоматизирует операции, обеспечивающие адаптацию к текущим изменениям законодательства. Эта редакция разработана на платформе «1С:Предприятие 8.3» и использует ее технологические преимущества. Например, поддерживается работа в режиме тонкого и веб-клиента, что позволяет работать с ними через интернет, в том числе в облачных версиях. В программе реализован новый удобный интерфейс, отличающийся крупным шрифтом, максимизацией рабочего пространства на мониторах с различным разрешением, удобством навигации, возможностью самостоятельно конструировать свое рабочее пространство («Такси»). В ответ на пожелания пользователей существенно расширена функциональность программы.
Редакция 3 программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» предоставляется без дополнительной оплаты зарегистрированным пользователям этой программы предыдущей редакции. Порядок получения обновлений указан в регистрационной карточке программного продукта. В частности, пользователи версий ПРОФ и КОРП должны иметь действующий договор информационно-технологического сопровождения 1С:ИТС.
| 1С:ИТС
Подробнее о том, кто и каким образом может заключить договор 1С:ИТС, какие виды договоров существуют, см. здесь. |
Подготовка к переносу данных
Начинать переход на новую редакцию программы следует с обновления рабочей базы данных (далее — БД) до последней актуальной версии. Номер версии рабочей программы отображается в справке О программе (меню Справка — О программе). Уточнить номер актуальной версии можно на портале 1С:ИТС по ссылке https://releases.1c.ru/total. Переносить данные может пользователь с полными правами. Для переноса данных необходимо знать расположение БД на диске (полный путь к базе данных), имя пользователя с полными правами и его пароль. Посмотреть каталог хранения БД можно в меню Справка — О программе.
Перед переносом рекомендуется «закрыть» месяц в редакции 2.5, то есть произвести все начисления и выплаты. Полезно максимально навести порядок в рабочей базе, для того чтобы минимизировать ошибки переноса: удалить помеченные на удаление объекты и разобраться с перекрестными ссылками на объекты, которые не удаляются. В режиме конфигуратора рекомендуется выполнить Тестирование и исправление в меню Администрирование. Не забудьте перед выполнением переноса запастись резервной копией рабочей базы редакции 2.5 (Администрирование — Выгрузить информационную базу).
Затем нужно установить программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 с актуальной версией (узнать номер актуальной версии можно здесь).
Обратите внимание, что при установке программа сообщит требуемую версию платформы «1С:Предприятие 8.3». Убедитесь, что на компьютере установлена платформа «1С:Предприятие 8.3» версии, не ниже рекомендуемой.
При запуске программы следует Добавить в список рабочих баз новую информационную базу, выбрав пункт Создание новой информационной базы. Далее, при выборе шаблона в меню Создание информационной базы из шаблона, в качестве шаблона следует указать установленную программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3. Именно в эту новую базу данных будут переноситься данные из рабочей БД. Причем в рабочей базе данных данные останутся неизменными, и воспользоваться информацией из версии 2.5 можно будет в любое время.
Можно продолжить вести учет в редакции 2.5 параллельно с работой в редакции 3 для сравнения и оценки получаемых результатов. Работая параллельно, можно завершить учет и расчеты 2017 года и подготовить отчетность в БД редакции 2.5, а расчет зарплаты с января 2018 года вести уже в новой программе.
Настройка переноса данных
При первом включении новой версии программы («1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3) автоматически запускается помощник Начальная настройка программы. На закладке Начало… переключатель выбора источника данных для переноса из предыдущих реакций нужно установить в положение: Перенести данные из программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакция 2.5.
Для пользователей, работающих в версии 7.7, также предусмотрен автоматический перенос данных. Программа последовательно переносит данные в редакцию 2.5, и далее в редакцию 3. Для этого переключатель выбора источника данных для переноса из предыдущих реакций следует установить в положение Перенести данные из программы «1С:Зарплата и кадры 7.7» редакция 2.3.
Затем по кнопке Далее осуществляется переход к выбору рабочей информационной базы, из которой нужно перенести данные. Пользователю предлагается список всех информационных баз, установленных на компьютере (т. е. тех, которые доступны в списке баз при запуске «1С:Предприятия»). Необходимо выбрать базу редакции 2.5, из которой требуется перенести данные. Путь к информационной базе отображается под списком при перемещении курсора по перечню информационных баз. Следует ввести данные для авторизации пользователя. Для этого указывается имя Пользователя и его Пароль в соответствующих полях.
Обратите внимание: нужно обязательно указывать пользователя, у которого назначены полные права в базе, из которой переносится информация. Следующее нажатие кнопки Далее открывает закладку Настройка загрузки данных из информационной базы. Здесь следует указать Месяц начала эксплуатации (рис. 1). Начинать работу с программой можно с любого месяца.
Рис. 1. Настройка загрузки из информационной базы
По умолчанию осуществляется так называемый «упрощенный» перенос данных. Он позволяет Использовать возможности кадрового учета и начисления зарплаты.
Подробнее о двух вариантах переноса
В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» предусмотрено 2 варианта переноса данных:
1. Использовать возможности кадрового учета и начисления зарплаты;
2. Использовать начисления предыдущей программы (не рекомендуется).
По умолчанию в программе установлен рекомендованный разработчиками первый вариант.
Возможности переноса данных по умолчанию
Установленный по умолчанию вариант переноса данных называют упрощенным, поскольку переносится минимальный объем данных, достаточный для комфортного начала ведения учета в новой редакции.
Предусмотрен перенос следующих данных:
- справочники: организации, подразделения, должности, сотрудники и основная связанная с ними справочная информация;
- начисления и удержания с регламентированным способом расчета (оклад, премия, исполнительные листы и т. п.);
- штатная расстановка на месяц начала эксплуатации;
- кадровая история сотрудников для заполнения их личных карточек (Т-2);
- данные для расчета среднего заработка: для пособий ФСС — за 3 предшествующих года, для отпусков и других случаев — за 15 предшествующих месяцев;
- данные учета НДФЛ и страховых взносов в году переноса (если эксплуатация начинается не с начала года);
- остатки взаиморасчетов на месяц начала эксплуатации.
Список позиций штатного расписания не переносится, но при необходимости может сформироваться по штатной расстановке.
В программе есть документы, предусмотренные для начала работы «с нуля», например, Данные на начало эксплуатации. Именно они заполняются автоматически при упрощенном переносе данных. Кадровая информация, определяющая полагающиеся сотруднику начисления, помещается в документ Начальная штатная расстановка. По состоянию взаиморасчетов с сотрудниками на начало месяца переноса формируется документ Начальная задолженность по зарплате.
Данные, для первоначального внесения которых не предусмотрено специальных документов, переносятся во вспомогательные документы Перенос данных. Так, несмотря на то, что кадровые документы не переносятся, информация из них хранится в документах Перенос данных с номером «РКД» (гда РКД — регистр кадровых данных). Служебные документы Перенос данных вносят информацию в соответствующие регистры учета (рис. 2).
Рис. 2. Документы «Переносы данных»
Перейти к документам Переносы данных можно в меню Администрирование — Переносы данных. Номер документа буквенный и соответствует регистрам, где хранятся данные:
- РОтп — регистр сведений Реестр отпусков;
- ИЛ — регистр накопления Удержания по исполнительным документам;
- ЗП_СЗО — регистры накопления Данные о времени для расчета среднего (общий) и Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий);
- ЗП_СЗФСС — регистры накопления Данные о начислениях для расчета среднего заработка (ФСС), Данные страхователей для расчета среднего заработка (ФСС) и регистр сведений Данные о времени для расчета среднего (ФСС);
- ОСО — регистры накопления Фактические отпуска;
- ЗП — регистры расчета Начисления и Удержания;
- НЗП — регистры накопления Начисления удержания по сотрудникам, Отработанное время по сотрудникам;
- НДФЛ — регистры накопления: Учет доходов для исчисления НДФЛ, Имущественные вычеты (НДФЛ), Предоставленные стандартные и социальные вычеты (НДФЛ), Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ;
- СВ — регистры накопления: Учет доходов для исчисления страховых взносов, Исчисленные страховые взносы, Страховые взносы по физическим лицам, Расчеты с фондами по страховым взносам;
- ВЗ — регистры накопления: Взаиморасчеты с сотрудниками, Зарплата к выплате;
- ДЗП — регистры накопления: Взаиморасчеты с депонентами.
Программа не предпринимает попыток по переносу информации, которая может быть искажена из-за наличия ошибок в исходной базе. Информация, которая заведомо не может быть качественно перенесена из-за различий в методике ведения учета или в структуре данных, не переносится совсем.
К примеру, не переносятся такие данные:
- начисления и удержания с произвольными формулами;
- кадровые документы, кадровая история сотрудников для формирования аналитической отчетности;
- фактические начисления и выплаты для формирования аналитической отчетности;
- сведения о займах сотрудников;
- действующие на момент переноса отпуска, в том числе по уходу за ребенком.
Благодаря тому, что в результате переноса отсутствуют данные, не адаптированные для редакции 3, предоставляется возможность Использовать возможности кадрового учета и начисления зарплаты.
Описание полного переноса данных
Выбрать вариант полного переноса данных можно при Начальной настройке программы на закладке Настройка загрузки данных из информационной базы по ссылке Настройка, переключив настройку на Использовать начисления предыдущей программы (не рекомендуется). При выборе нерекомендуемого варианта указывается не месяц, а период, за который будут перенесены данные. Период, до которого переносятся данные, не ограничивается. Например, если в базу редакции 2.5 уже введены данные за будущие месяцы, то они также будут перенесены. При этом варианте переноса осуществляется попытка полного переноса данных, но возникает риск перенести устаревшие данные и накопившиеся ошибки учета или вовсе не совершить перенос. Основная причина того, что этот вариант не рекомендуется к использованию — метод сработает только в случае отсутствия ошибок в исходной базе.
Конечно, у варианта полного переноса есть не только недостатки, но и некоторые преимущества. Этот вариант обеспечивает перенос практически всей информации, накопленной в базе прошлой редакции. И в новой БД будет доступ к кадровым документам, к сведениям о займах сотрудников. При полном переносе данных в программу переносятся фактические начисления и выплаты, позволяющие формировать аналитическую отчетность за прошлые периоды в новой программе.
Вариант полного переноса данных подходит организациям с простой системой оплаты труда, небольшим количеством сотрудников, коротким сроком работы в программе, и, следовательно, небольшим объемом информации. В случае успешного завершения операции в новую базу редакции 3 будет перенесены все справочники, планы видов расчета, кадровые документы, документы, назначающие плановые начисления и удержания (например, назначения доплат, исполнительные листы), информация о страховом и налоговом статусе работника и права на вычеты по НДФЛ.
Документы Перенос данных заполняются автоматически информацией об отработанном времени, произведенных до переноса начислениях, удержаниях и выплатах. Данные учета по НДФЛ и страховым взносам также регистрируются в документах Перенос данных.
Процесс переноса данных
При переносе данных автоматически последовательно проходят несколько этапов:
- подключение к информационной базе;
- выгрузка данных;
- загрузка данных.
Длительность их выполнения зависит от объема информации и может занимать продолжительное время. На этапах выгрузки и загрузки данных производится дополнительная индикация хода процесса: сообщается, сведения какого раздела учета сейчас обрабатываются.
Возможные ошибки…
Процесс переноса данных протоколируется, и в случае остановки переноса из-за ошибки, причину ее возникновения можно посмотреть в отчете, который открывается по ссылке Информация об ошибках.
… на этапе подключения к информационной базе
Ошибки на этапе подключения к информационной базе могут быть следующими:
- ошибка регистрации БД;
- неправильно указан путь к базе, имя пользователя или пароль;
- у пользователя, осуществляющего перенос, недостаточно прав;
- в исходной базе работают другие пользователи (при открытии ее для переноса данных).
Ошибка регистрации исправляются автоматически. Для этого следует воспользоваться кнопкой Исправить (рис. 3).
Рис. 3. Информация об ошибках
В остальных случаях — пользователю надлежит самостоятельно указать верные данные, убедиться в полноте прав и монопольности доступа, а затем вновь повторить попытку переноса.
… на этапе выгрузки данных
Ошибки на этапе выгрузки данных следует изучить в протоколе Информация об ошибках и исправить в исходной базе.
… на этапе загрузки данных ошибки
На этапе загрузки данных ошибки, как правило, носят технический характер и препятствуют дальнейшему переносу данных. О таких ошибках необходимо сообщать в отдел технической поддержки.
Настройки после переноса данных
После успешного завершения переноса данных требуется выполнить начальную настройку «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» редакции 3 с учетом ее новых возможностей по сравнению с прошлой редакцией, ответить на все вопросы Помощника начальной настройки программы, как и при начале ведения учета в программе, и включить возможности программы, которые соответствуют специфике расчета зарплаты организации.
Если принято решение вести штатное расписание, то Помощник начальной настройки программы предлагает проверить его и заполнить плановые начисления для позиций. В ходе переноса позиции формируются неутвержденными — после проверки и дозаполнения их следует утвердить в программе.
В результате переноса формируются документы Данные на начало эксплуатации, заполненные по текущей расстановке сотрудников. В них нужно проверить плановые начисления сотрудников, графики работы и другие данные.
Если в штатном расписании эта информация уже заполнялась на предыдущем шаге, то документ можно сначала заполнить по команде Обновить по штатному расписанию в меню Еще. В результате обновятся все строки в документе. При обновлении по штатному расписанию данные, внесенные в документ вручную, будут потеряны.
Перенесенные данные необходимо проверять и дополнительно настраивать. Так, например, организационная структура предприятия (список организаций) и структура каждой организации (список подразделений) переносятся в редакцию 3 без каких-либо изменений. Но карточки организации и подразделения, принцип хранения части сведений претерпели некоторые изменения.
Дополнительные действия…
После переноса данных в программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.0 и по первому, и по второму варианту, необходимо выполнить дополнительные действия.
… после упрощенного переноса (вариант по умолчанию)
Так как при упрощенном варианте переносится только минимально необходимая информация, то нужно заполнить данные для начала работы: производственный календарь, графики работы, тарифные группы, настроить виды расчетов и т. п. Помощник начальной настройки программы предлагает ввести такие данные, как исполнительные листы и другие плановые удержания сведения о займах сотрудников и т. п.
Перенесенные данные для расчета среднего заработка доступны в Калькуляторе расчета среднего заработка непосредственно в документах, требующих его расчета.
Перенесенные данные учета НДФЛ и страховых взносов в текущем году (если эксплуатация начинается не с января) можно проверить с помощью соответствующих карточек, персонально по каждому сотруднику.
При упрощенном переносе данных в новой редакции 3 можно сформировать налоговую отчетность и отчеты по страховым взносам прошлых периодов, но для формирования различной аналитической отчетности по прошлым периодам информации не достаточно. Для этих целей следует сохранять и содержать в рабочем состоянии исходную базу предыдущей редакции.
… после полного переноса данных
По завершении полного переноса данных на основе информации, содержащейся регистрах, пользователь может сформировать аналитическую отчетность по прошлым периодам. Необходимо удостовериться, что данные отчетов, выполненных в исходной и новой базах, совпадают.
После этого рабочая база, из которой информация перенесена, больше не потребуется, и ее можно сохранить для истории.
Подведем итоги
Обратите внимание, независимо от способа переноса следует обязательно произвести пробный расчет зарплаты. Алгоритмы настройки формул и учета времени в редакции 3 отличаются от предыдущих редакций, поэтому может потребоваться корректировка настроек. Взвесив преимущества и недостатки каждого из вариантов переноса, пользователь сам делает выбор.
Можно в тестовом порядке выполнить оба варианта переноса и произвести пробный расчет сравнить трудозатраты по настройке программы для начала эксплуатации.
От редакции. О переходе на редакцию 3 программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8», начальных настройках и новых возможностях программы см. также в видеозаписи лекции экспертов 1С, которая состоялась в 1С:Лектории 11.01.2018. Подробнее — на сайте 1С:ИТС.
Источник: https://buh.ru/
